BERJIBAKU DENGAN PERUBAHAN LINGKUP PROYEK

Egi S.Avianto S.Tr.T.,M.T & Ega Sepfriansyah A. S.Tr.,M.T.

Durasi baca : 4 menit, bismillah

Change order, Variation order maupun change request hingga kerja kurang & tambah merupakan istilah yang sering digunakan pada suatu proyek atau kontrak kerja untuk menunjukan adanya perubahan scope (Lingkup), spesifikasi maupun item material utama yang ada dalam kontrak. Definisi lain dari variation order yakni permintaan untuk mengubah lingkup pekerjaan vendor atau kontraktor baik diajukan oleh pengguna jasa maupun penyedia jasa tersebut. Perubahan ini tidak selalu menyiratkan perubahan ruang lingkup proyek. Pada umumnya perubahan lingkup kerja mempengaruhi biaya kontraktor atau anggaran maupun jadwal pelaksanaan proyek. Seperti beberapa kasus pada beberapa proyek berikut ini yakni :

1. Perubahan material Pipa Seamless API 5L Menjadi Pipa ERW API 5L

2. Penggunaan kabel Data 2x2.5 mm menjadi 4x2.5 mm

3. Perubahan DBB Ball Valve mnejadi DBB Plug Valve

4. Tidak ada nya rumah compressor pada pengadan set compressor menjadi adanya penyediaan rumah compressor.

5. Adanya perubahan material struktu shelter dari BQ yang telah ditentukan

Dalam kontrak kerja perubahan lingkup dapat berbunyi seperti yang satu ini.

Adanya perubahan tersebut sangat berpengaruh bagi keberlangsungan proyek serta aktifitas selanjutnya. Proses pengajuan change order pun tidak serta merta mudah, banyak proses nya serta justifikasi teknis, berita acara, form change request, Supporting letter vendor / subcontractor, perhitungan Analisa, update harga penawaran, maupun MoM (Meeting of Minutes) yang harus dipersiapkan dalam proses pengajuannya. Sekali lagi hal tersebut sangat bergantung pada kontrak yang telah disepakati dan pihak yang terlibat didalamnya. Banyak penyebab dari perubahan lingkup antara lain, namun tidak terbatas pada keterangan berikut :

1. Perubahan desain

2. Material yang diajukan pada proses penyusunan kontrak tidak bisa disupply atau disediakan oleh pengguna jasa .

3. Standar dan regulasi.

4. Ketentuan material masuk dari bea cukai atas material impor ijin PMA (bahan jadi).

5. Adanya permintaan kusus dari pemilik proyek.

Berikut merupakan salah satu contoh form pengajuan C.O. (Change Order)

Form penagjuan perubahan lingkup juga sangat variasi bergantung pada kesepakatan dokumen yang telah disetujui. Umumnya form berikut dapat kita temukan pada prosedur perubahan ruang lingkup yang sebelumnya telah disusun.

Kesimpulan dari tulisan berikut yakni meskipun tidak mudah jika memang perlu dilakukan perubahan lingkup maka persiapkan dan lakukan lah segera. Proses penentuan Change order bisa saja melibatkan berbagai pihak terutama manajemen perusahaan maka segera susun agenda rapat persetujuan formil dan notulen rapat dapat menjadi acuan untuk segera menuju ke proses berikutnya. Pada beberapa Perusahaan change order akan mensyaratkan technical query.